電子帳簿保存法の「電子取引」が義務化されました。弊社のシステムでは対応可能です。
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電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法には①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引の3つに分かれます。電子帳簿保存法とは帳簿や書類を電子データで保存するための法律になります。以前は税務署に承認申請書を提出していたのですが、2022年からは不要になりました。
①電子帳簿等保存
電子帳簿等保存とは、パソコンで経理ソフト等を使って紙で総勘定元帳、仕訳帳を印刷していたのをデータで保存する方法です。売上帳や現金帳とかもエクセルで作成しているも対象になります。これは希望者のみ対象となります。
②スキャナ保存
スキャナ保存も希望者のみ対象となります。紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして画像で保存する方法です。スキャナ保存を行うための要件は厳しくなります。まずは受け取ってから7日以内に行うこと、解像度が一定以上であること、タイムスタンプの付与等があります。これについては特殊なシステムの導入は不可欠と考えます。
③電子取引データの保存
これは義務化になっています。例えば、請求書、領収書をメールで受け取った場合、そのデータを保存しなければいけません。ネットで注文をして領収書が紙で発行されない場合もそのデータを保存しなければいけません。法人と個人事業者は対応が必要になってきます。どのように保存するかも決められています。
1.取引日付・取引金額・取引先で検索出来る様にする
「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる様に保存しなけらばいけません。検索機能を確保する簡易な方法については2つあります。
(1)エクセル等で索引簿等を使って作成する方法
表計算ソフトを使う方法です。これは表を作らないといけないので結構手間です。
(2)ファイル名で工夫する方法
日付や金額、取引先名をファイル名にする方法です。例えばPDF名を20230531-105000-×××株式会社とします。これなら検索機能が活用できます。
（3）市販のソフトを利用される方
下記のURLを参考にしてください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm
2.データの真実性を担保する措置
これについては①タイムススタンプを利用する、②一定のあるシステムでデータを受け取る、③不当な訂正削除防止に関する事務処理規定、があります。③が現実的です。
